Procedimentos para Organização de Eventos da SBF

A SBF organiza seis Encontros Nacionais Temáticos, seis Escolas e um Encontro Regional. De acordo com o Artigo 45 do Estatuto da SBF, a Comissão de Reuniões é a responsável pelo planejamento das reuniões regulares da Associação. Esta comissão é presidida pela(o) Secretária(o) Geral da SBF.

Alguns dos eventos são anuais e outros bianuais, e cada um deles é associado às comissões de área, como descrito abaixo:

ENCONTROS TEMÁTICOS

- Encontro de Outono da SBF - EOSBF (anual), promovido pelas comissões de Física Atômica e Molecular (ATO), Física Biológica (BIO), Física Estatística e Computacional (EST), Física na Empresa (FEM), Física da Matéria Condensada (FMC), Física Médica (MED) e Óptica e Fotônica (OTI)

- Encontro Nacional de Partículas e Campos - ENPC (anual), promovido pelas comissões de Física de Partículas e Campos (PTC) e Física Matemática (FMA)

- Reunião de Física Nuclear (anual), promovido pela Comissão de Física Nuclear e Aplicações (NUC)

- Encontro de Pesquisa em Ensino de Física - EPEF (bianual, anos pares), promovido pela Comissão de Pesquisa em Ensino de Física (PEF)

- Encontro Brasileiro de Física dos Plasmas (bianual, anos pares) promovido pela Comissão de Física de Plasmas (PLA)

- Simpósio Nacional de Ensino de Física - SNEF (bianual, anos ímpares), promovido pela Comissão Estatutária de Assuntos de Ensino da SBF


ENCONTRO REGIONAL

- Encontro de Físicos do Norte e Nordeste - EFNNE (anual),


ESCOLAS

- Escola J.A. Swieca de Ótica não-linear e Ótica Quântica (bianual, anos pares), promovido pela Comissão de Ótica e Fotônica (OTI)

- Escola Brasileira de Estrutura Eletrônica (bianual, anos pares), promovido pela Comissão de Física da Matéria Condensada (FMC)

- Escola J.A. Swieca de Física Nuclear Experimental (bianual, anos pares), promovido pela Comissão de Física Nuclear e Aplicações (NUC)

- Escola J.A. Swieca de Física Nuclear Teórica (bianual, anos ímpares), promovido pela Comissão de Física Nuclear e Aplicações (NUC)

- Escola J.A. Swieca de Física de Partículas e Campos (bianual, anos ímpares), promovido pela Comissão de Física de Partículas e Campos (PTC)

- Escola Brasileira de Magnetismo (bianual, anos ímpares), promovido pela Comissão de Física da Matéria Condensada (FMC)

Escola de Física CERN (anual), para professores do Ensino Médio, promovido pelas Comissões de Pesquisa em Ensino de Física (PEF) e Física de Partículas e Campos (PTC)

           

Instruções para os Coordenadores

1) CONSIDERAÇÕES GERAIS

Estas instruções destinam-se aos coordenadores de eventos oficiais da SBF. Ela foi feita com o propósito de minimizar problemas diversos que incluem falhas de logística durante os eventos, custos que poderiam ser evitados ou reduzidos, embaraços nas prestações de contas às agências de fomento e outros. O corpo de funcionários da SBF acumulou, em muitos anos de trabalho, uma vasta experiência em questões que os coordenadores talvez estejam enfrentando pela primeira vez, e dispõe-se a assessorar tais coordenadores desde o início no planejamento e organização do evento. Instamos aos coordenadores que sigam rigorosamente estas instruções.

A escolha dos coordenadores deve ser feita pelas comissões de área correspondentes a cada evento com dois (2) anos de antecedência, e os preparativos dos eventos devem começar com, no mínimo, dezoito (18) meses de antecedência. Com a apropriada brevidade, o coordenador deve também apresentar uma planilha geral dos custos do evento e das fontes dos recursos.

A SBF recomenda que os coordenadores de evento fiquem atentos à representatividade feminina e de minorias como palestrantes convidados nos eventos e  se empenhem em trabalhar pela equidade de gênero e inclusão de minorias.

2) DAS INSCRIÇÕES

A taxa das inscrições é recurso do fundo de reserva da SBF e ela não deverá ser usada para cobrir os custos do evento, conforme decisão do Conselho. É preciso que os coordenadores tenham em mente que parte muito substancial do orçamento da SBF usado para pagar as despesas de pessoal da SBF e custeio provém de taxas de inscrição em seus eventos. Assim, é essencial que elas sejam efetivamente destinadas ao caixa da Sociedade e que não tenham de ser empregadas para cobrir gastos não apoiados pelas agências de fomento, exceto em caráter excepcional.

3) DOS ORÇAMENTOS E OBRIGAÇÕES FINANCEIRAS DA SBF

Todos os participantes, além de pagarem as taxas de inscrição, devem ser responsáveis pela compra de suas passagens e reserva e pagamento do hotel. Os membros dos comitês  também devem arcar com as suas despesas de passagens e  hospedagem, mas terão abono da taxa de inscrição no evento.

Os convidados para as seções plenárias terão as despesas locais pagas pela SBF e terão isenção da taxa de inscrição. Os coordenadores devem pedir aos convidados para plenárias para custearem suas passagens. Em casos excepcionais, a SBF poderá comprar as passagens na classe econômica ou fazer um reembolso no valor máximo de US$2.000,00. O número máximo de convidados para plenárias com despesas pagas pela SBF deve ser determinado levando em conta o total de recursos captados nas agências de fomento para o evento.

Os convidados para sessões paralelas terão isenção de metade da taxa de inscrição, mas deverão pagar todas as outras despesas.

Em geral, os orçamentos dos eventos seguem um padrão. Os itens mais caros do orçamento em geral são:

    * Passagens aéreas (internacionais e nacionais)
    * Hospedagem
    * Aluguel de ônibus.
    * Aluguel de equipamento de informática e multimídia.
    * Publicação do livro de resumos (gráfica e papel).
    * Confecção de certificados e crachás.
    * Aluguel de painéis.
    * Secretaria do evento: estadia, diárias e transporte aéreo (se longe de São Paulo) de funcionários da SBF, que serão disponibilizados de acordo com o número de participantes.

Nota: A compra das passagens aéreas é realizada pela SBF, seguindo orientação do coordenador do evento. O aluguel dos ônibus deve ser feito por representante do comitê regional.

4) DOS RECURSOS

As agências de fomento mudam seus critérios de auxílio e as datas limite para a solicitação. Portanto, é importante atualizar as informações, consultando suas páginas na Internet. As solicitações às principais fontes de apoio são encaminhadas por diferentes atores, como se vê a seguir:

CAPES – Feita pelo coordenador
CNPQ – Feita pelo coordenador
Solicitações também devem ser feitas às Fundações de Apoio à Pesquisa (FAPs) por membro dos comitês locais.  

5) DA ESCOLHA DA DATA, LOCAL E HOTEL.

Os coordenadores dos eventos devem definir data, local e o hotel com assessoria do pessoal de apoio da SBF. Ao visitar o hotel sede do evento e outros hotéis que servirão de apoio, é indispensável que os coordenadores estejam acompanhados por alguém da SBF, pois nosso pessoal tem experiência não só em negociar cláusulas contratuais como em identificar deficiências que possam comprometer o evento. Atenção deve ser dada aos itens:

  1. a) Local (cidade) – A SBF pode sugerir alguns locais, usando como base o custo e a facilidade da montagem.  
  2. b) Data - observar se há algum evento paralelo, ou a proximidade de feriado.
  3. c) Escolha do hotel sede, que deve seguir o seguinte roteiro e critérios:
    * Verificar número de acomodações.
    * Verificar número de salas e auditórios.
    * Verificar se o hotel oferece acomodações como cortesia.   
    * Certificar-se de que só serão pagas as diárias utilizadas e não um pacote pré-definido, e negociar um preço condizente com orçamentos anteriores. 
    * Saber se os coffee-breaks diários e o coquetel de boas vindas estarão incluídos no preço das diárias. Salienta-se que algumas agências de fomento não aprovam pagamento de itens como coffee-break, coquetel e jantar de confraternização.
    * Determinar uma data para o período de reservas de Doutores e alunos. (Os participantes são responsáveis por suas próprias reservas, com exceção dos convidados estrangeiros, que ficarão sob a responsabilidade da SBF)
    * Verificar se o hotel possui o equipamento necessário para as apresentações, para decidir sobre o aluguel ou não de equipamentos.
    * Criar uma central de reservas, caso haja necessidade de contratar mais de um hotel.

6) DA DIVULGAÇÂO

As páginas dos eventos ficam hospedadas no sítio da SBF. Elas contêm todas as informações e recebem as inscrições e submissões de resumos on-line.  A SBF tem seu próprio padrão de página, que pode ser repetido a cada ano. No entanto, o coordenador tem a opção de fazer uma página especial para seu evento. A divulgação também pode ser feita por:

* Cartazes distribuídos às diversas instituições de ensino e pesquisa.
* Na mídia, por meio da Assessoria de Imprensa da SBF.
* No Boletim da SBF.
* Por e-mail enviado periodicamente aos sócios.
* No Facebook.   

7) DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Os coordenadores devem seguir as orientações da SBF quanto à forma de solicitação dos recursos às agências de fomento e saber que gastos são permitidos, já que estas têm suas próprias exigências. Os pedidos devem ser feitos cuidadosamente, observando-se todos os detalhes, para que não se incorra em enganos que não terão solução futura. É essencial que:

    * Ao fazer qualquer tipo de despesa e ao pedir notas fiscais correspondentes e quaisquer outros comprovantes, os coordenadores sigam as orientações da SBF.
    * Defina-se previamente quem fará a prestação de contas, o coordenador do evento ou a SBF.
    * O coordenador deve intervir caso algum dos participantes não mande comprovante de passagem ou recibo assinado para a finalização da prestação de contas.
    * Os fundos provenientes das agências, quando não utilizados, serão a elas devolvidos.

Por decisão do Conselho da SBF, os saldos de recursos do evento que não precisarem ser devolvidas às agências de fomento ficarão no caixa da Sociedade, como parte do seu fundo de reserva.  Tal decisão se justifica pela necessidade de a SBF dispor de fundos para fornecer aos coordenadores como adiantamento para despesas antecipadas e cobrir eventuais déficits de orçamento de eventos.

São Paulo, 1º de Março de 2018.

 

Sociedade Brasileira de Física