Instruções para Organização de Eventos da SBF

TAXA DE ADMINISTRAÇÃO DA SBF PARA EVENTOS (ENCONTROS E ESCOLAS)

A SBF tem um corpo de funcionários dedicados à organização de eventos, com muitos anos de trabalho e com uma vasta experiência. Este corpo de funcionários tem um custo para a SBF, e a verba para arcar com este custo vem do recebimento das taxas de inscrição em seus eventos. Assim, os coordenadores devem considerar que uma fração da receita proveniente das inscrições é destinada ao caixa da Sociedade, e não está disponível para a organização do Evento. 

Baseando-se no histórico dos anos anteriores, a SBF definiu uma taxa de administração de no mínimo 50% sobre o valor total da receita com inscrições. Desta forma, os coordenadores devem considerar apenas 50% do valor total arrecadado com as taxas de inscrição como receita para o evento

Quanto aos recursos provenientes das diferentes agências de financiamento (CNPq, CAPES etc), deve ficar claro que a SBF faz apenas a gestão. Recursos das agências não são para a SBF. Ela apenas recebe recursos, executa os gastos e, eventualmente, devolve o restante para as agências. Portanto, apenas os recursos provenientes das taxas de inscrição são de fato receitas da SBF.  

Os coordenadores devem considerar que isenções de pagamento da taxa de inscrição a convidados, membros de comitês, e outros significam uma redução de receita para a SBF e para o próprio Evento. Assim, a coordenação do evento poderá conceder algumas gratuidades a serem distribuídas conforme decisão do coordenador dentre convidados e comitês (científico e organizador). 

O número de gratuidades máximo será igual a 10% do número total de inscritos. (O próprio coordenador estará incluso entre esses 10%, além de palestrantes convidados, membros de comissões etc).

Como sugestão em relação a isenções de taxas de inscrição para coordenadores e membros de comissões, a política da SBF tem sido a seguinte: coordenadores gerais e de programa têm isenção total. Outros membros dos comitês organizadores e científico que vierem a trabalhar efetivamente para o evento têm 50% de isenção. Convidados de sessões plenárias têm isenção total. Demais convidados para sessões orais poderão ter isenção ou desconto da taxa de inscrição, sendo que o número total de isenções (total e parcial) não deve exceder a 10% do número total de participantes. 

Os coordenadores poderão decidir por oferecer isenção total ou parcial para participantes que não se enquadrem na descrição acima, desde que façam o ressarcimento da diferença para a SBF, usando para isso outras formas de receita do evento.

Sociedade Brasileira de Física