Instruções para Organização de Eventos da SBF

Estas instruções destinam-se aos coordenadores de eventos oficiais da SBF. Ela visa minimizar problemas diversos que incluem prejuízos financeiros na organização dos eventos, falhas de logística, custos que poderiam ser evitados ou reduzidos, embaraços nas prestações de contas às agências de fomento e outros. Instamos aos coordenadores que sigam rigorosamente estas instruções.

1) TAXA DE ADMINISTRÇÃO DA SBF E ISENÇÃO DE TAXAS DE INSCRIÇÃO.

A SBF tem um corpo de funcionários dedicados à organização de eventos, com muitos anos de trabalho e com uma vasta experiência. Este corpo de funcionários tem um custo para a SBF, e a verba para arcar com este custo vem do recebimento das taxas de inscrição em seus eventos. Assim, os coordenadores devem considerar que uma fração da receita proveniente das inscrições é destinada ao caixa da Sociedade, e não está disponível para a organização do Evento. Baseando-se o histórico dos anos anteriores, a SBF definiu uma taxa de administração de 50% sobre o valor total da receita com inscrições. Desta forma, os coordenadores devem considerar apenas 50%do valor total arrecadado com as taxas de inscrição como receita para o evento

Quanto aos recursos provenientes das diferentes agências de financiamento (CNPq, CAPES, etc), deve ficar claro que a SBF faz apenas a gestão. Recursos das agências não são para a SBF. Ela apenas recebe recursos, executa os gastos e, eventualmente, devolve o restante para as agências. Portanto, apenas os recursos provenientes das taxas de inscrição são de fato receitas da SBF.  Os coordenadores devem então considerar que isenções de pagamento da taxa de inscrição a convidados, membros de comitês, e outros significam uma redução de receita para a SBF (e para o próprio Evento).

Com relação a isenções de taxas de inscrição para coordenadores e membros de comissões, a política da SBF é a seguinte: coordenadores gerais e de programa terão isenção total. Outros membros dos comitês organizadores e científico que vierem a trabalhar efetivamente para o evento também serão isentados. Deve-se evitar montar comitês com muitos participantes, onde alguns trabalham pouco e, em princípio, não deveriam ser isentados. De acordo com o histórico dos últimos anos dos eventos da SBF, o número máximo de membros dos comitês do evento com isenção deve ser: EOSBF e SNEF (20), EPEF (15), ENFPC (10) e RFN (5)

Com relação a isenções de taxas de inscrição para palestrantes convidados, a política da SBF é a seguinte: convidados de sessões plenárias terão isenção total. Demais convidados para sessões orais e/ou em paralelo terão isenção de 50% da taxa de inscrição. O número total de convidados com isenção total e parcial não deve exceder a 10% do número total de participantes.

Os coordenadores poderão decidir por oferecer isenção total para participantes que não se enquadrem na descrição acima, desde que façam o ressarcimento da diferença para a SBF, usando para isso outras formas de receita do evento.

2) PLANILHA COM RECEITAS E DESPESAS DO EVENTO.

A primeira providência a ser tomada na organização de um evento é preparar uma planilha geral das despesas e receitas totais para o Evento. A equipe da SBF dará todo o apoio necessário. No passado a SBF chegou a ter um fundo de reservas que, eventualmente, podia cobrir prejuízos na organização dos Eventos. Isto não existe mais. Assim, os coordenadores só poderão se comprometer com despesas para as quais têm expectativas de receitas.

As receitas para os Eventos vêm principalmente das taxas de inscrição, recursos da agencias federais, das fundações estaduais para participantes daqueles estados, de exibidores e outras formas de apoio. A receita proveniente das inscrições depende da estimativa do número de participantes e da definição do valor das taxas de inscrição para as diferentes categorias. Quanto à receita das agências, uma primeira aproximação é considerar as quantias concedidas por cada agência no(s) ano(s) anterior(es). Sugere-se que os coordenadores busquem novas formas e fontes de receita.

As despesas dos eventos seguem um padrão. Os itens mais caros do orçamento são:

    * Passagens aéreas internacionais e nacionais (convidados e organizadores).
    * Hospedagem (convidados e organizadores)
    * Aluguel do centro de convenções.
    * Aluguel de equipamento de informática e multimídia.
    * Aluguel de ônibus.
    * Publicação do livro de resumos (gráfica e papel).
    * Aluguel de painéis.

Em suma, com o auxílio da equipe da SBF, os coordenadores deverão fazer uma planilha com a estimativa de todas as receitas esperadas e as despesas, considerando que o evento não pode ser deficitário.

3) PAGAMENTO DE PASSAGENS E HOSPEDAGEM PARA PARTICIPANTES.

O impacto das passagens aéreas e da hospedagem nas despesas do Evento depende do número de pessoas que vierem a receber estes auxílios. Antes de se comprometerem a pagar passagens e hospedagem para convidados e outros, os coordenadores devem verificar se terão recursos para isso, levando em conta a receita captada nas agências de fomento e os 50% da arrecadação com as inscrições.

Os convidados para as seções plenárias terão as despesas locais pagas pela organização do Evento e terão isenção da taxa de inscrição. Os coordenadores devem sempre pedir aos convidados para custearem suas passagens. Em casos excepcionais, a SBF poderá comprar as passagens na classe econômica ou fazer um reembolso no valor máximo de US$2.000,00.

Os membros dos comitês de programa e os convidados para sessões orais ou paralelas devem, em princípio, arcar com as suas despesas de passagens e hospedagem.

Em suma, o número máximo de pessoas com despesas de passagem e hospedagem pagas pela organização do Evento deve ser determinado levando em conta as receitas esperadas, e principalmente o total de recursos captados nas agências de fomento para o evento.

Nota: A compra das passagens aéreas é realizada pela SBF, seguindo orientação do coordenador do evento. O aluguel dos ônibus deve ser feito por representante do comitê regional.

4)  RECURSOS DAS AGÊNCIAS FEDERAIS

Nos últimos anos apenas as agências federais CAPES e CNPq têm fornecido recursos para a organização dos eventos da SBF. Os valores têm flutuado nos últimos anos, e recomenda-se aos coordenadores levantarem os números concedidos por essas agências nos últimos anos, e considerá-los na estimativa de receitas. Cabe ao coordenador, com auxílio da SBF, fazer os projetos para solicitar recursos a essas agências, e fazer a gestão destes recursos. 

5)  RECURSOS DAS Fundações de Apoio à Pesquisa (FAPs)

Fundações de apoio a pesquisa (FAPs) de vários Estados do Brasil têm chamadas para apoio de participantes de seus Estados nos eventos da SBF. Em princípio as solicitações devem ser feitas pelos participantes de cada Estado. A SBF, na medida do possível, poderá fazer a gestão de projetos submetidos às FAPs. 

As agências de fomento mudam seus critérios de auxílio e as datas limite para a solicitação. Portanto, é importante atualizar as informações, consultando suas páginas na Internet, como se vê a seguir:

 AC - FAPAC  ES - FAPES  PB - FAPESQ
 AL - FAPEAL  GO - FAPEG  PE - FACEPE
 AM - FAPEAM  MA - FAPEMA  PI - FAPEPI
 AP - FAPEAP  MG - FAPEMIG  PR - Fund. Araucária
 BA - FAPESB  MS - FUNDECT  RJ - FAPERJ
 CE - FUNCAP  MT - FAPEMAT  RN - FAPERN
 DF - FAPDF  PA - FAPESPA  RO - FAPERO

 

6) DA ESCOLHA DA DATA, LOCAL E HOTEL.

Os coordenadores dos eventos devem definir data, local e o hotel com assessoria do pessoal de apoio da SBF, com 2 anos de antecedência. Ao visitar o hotel sede do evento e outros hotéis que servirão de apoio, é indispensável que os coordenadores estejam acompanhados por alguém da SBF, pois nosso pessoal tem experiência não só em negociar cláusulas contratuais como em identificar deficiências que possam comprometer o evento. Atenção deve ser dada aos itens:

a) Local (cidade) – A SBF pode sugerir alguns locais, usando como base o custo e a facilidade da montagem.

b) Data - observar se há algum evento paralelo, ou a proximidade de feriados

c) Escolha do hotel sede, que deve seguir o seguinte roteiro e critérios:

* Verificar número de acomodações.
* Verificar número de salas e auditórios.
* Verificar se o hotel oferece acomodações como cortesia.   
* Certificar-se de que só serão pagas as diárias utilizadas e não um pacote pré-definido, e negociar um preço condizente com orçamentos anteriores. 
* Saber se os coffee-breaks diários e o coquetel de boas vindas estarão incluídos no preço das diárias. Salienta-se que algumas agências de fomento não aprovam pagamento de itens como coffee-break, coquetel e jantar de confraternização.
* Determinar uma data para o período de reservas. Os participantes são responsáveis por suas próprias reservas, com exceção dos convidados estrangeiros, que ficarão sob a responsabilidade da SBF.
* Verificar se o hotel possui o equipamento necessário para as apresentações, para decidir sobre o aluguel ou não de equipamentos.
* Criar uma central de reservas, caso haja necessidade de contratar mais de um hotel.

7)  DEFINIÇÃO DA COORDENAÇÃO GERAL E DOS COMITÊS DE PROGRAMA

A escolha do comitê científico e do coordenador de programa deve ser feita pelas comissões de área associadas a cada Encontro. A escolha do coordenador geral do Evento será feita pela Comissão Estatutária de Reuniões da SBF, ouvindo as comissões de área correspondentes a cada evento.

A definição da coordenação geral e local de realização do evento devem ser feitos com dois (2) anos de antecedência. Os preparativos dos eventos devem começar com, no mínimo, dezoito (18) meses de antecedência.

A SBF recomenda que os coordenadores de evento fiquem atentos à representatividade feminina e de minorias como palestrantes convidados nos eventos e se empenhem em trabalhar pela equidade de gênero e inclusão de minorias. Recomenda-se também que sejam convidados colegas de países vizinhos e da América Latina, visando uma maior integração da física no continente.

8) DA DIVULGAÇÂO

As páginas dos eventos ficam hospedadas no sítio da SBF. Elas contêm todas as informações e recebem as inscrições e submissões de resumos on-line.  A SBF tem seu próprio padrão de página, que pode ser repetido a cada ano. No entanto, o coordenador tem a opção de fazer uma página especial para seu evento. A divulgação também pode ser feita por:

* Cartazes distribuídos às diversas instituições de ensino e pesquisa.
* Na mídia, por meio da Assessoria de Imprensa da SBF.
* No Boletim da SBF.
* Por e-mail enviado periodicamente aos sócios.
* No Facebook.   

9) DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Os coordenadores devem seguir as orientações da SBF quanto à forma de solicitação dos recursos às agências de fomento e saber que gastos são permitidos, já que estas têm suas próprias exigências. Os pedidos devem ser feitos cuidadosamente, observando-se todos os detalhes, para que não se incorra em enganos que não terão solução futura. É essencial que:

* Ao fazer qualquer tipo de despesa e ao pedir notas fiscais correspondentes e quaisquer outros comprovantes, os coordenadores sigam as orientações da SBF.
* Defina-se previamente quem fará a prestação de contas, o coordenador do evento ou a SBF.
* O coordenador deve intervir caso algum dos participantes não mande comprovante de passagem ou recibo assinado para a finalização da prestação de contas.
* Os fundos provenientes das agências, quando não utilizados, serão a elas devolvidos. 

São Paulo, 18 de Junho de 2018.

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