Ata da Reunião da Comissão de Eventos da Sociedade Brasileira de Física (SBF),

Realizada na Sede da Sociedade Brasileira de Física, em 10 de junho de 2002, às 10 horas. Presentes os seguintes membros da Comissão de Eventos: Roberto Fernandes S. Andrade (Secretário Geral da SBF), Maurício Pietrocola (Secretário de Ensino da SBF) Cibele B Zamboni (Escola de Física Nuclear), Deise Miranda Vianna (Encontro de Pesquisadores em Ensino de Física), José Albino Aguiar (Encontro de Físicos do Norte e Nordeste), Orlando Afonso V. Amaral (Reunião Anual da SBPC), Paulo Monteiro V. B. Barone (Escola de Estrutura Eletrônica), Maria Beatriz L Gay Ducati (Encontro de Física de Partículas e Campos), Mário José Oliveira e Adalberto Fazzio, (Encontro de Física da Matéria Condensada), Sílvio Salinas (Escola de Mecânica Estatística), Márcia Rizzutto (Reunião de Trabalho de Física Nuclear).

Pauta:

1. Organização
2. Taxa de Inscrição
3. Financiamento
4. Reuniões temáticas próprias da SBF
5. Escolas
6. Apoio da SBF a reuniões organizadas por pessoas e/ou grupos.
7. Proposta de criação do Encontro de Física Teórica

 O Secretário abriu a reunião explicando a formação e funcionamento da Comissão de Eventos. Informou que as deliberações da reunião serão encaminhadas para o Conselho da SBF, que decidirá sobre as propostas feitas. Informou também que a pauta era essencialmente aquela enviada aos membros quando do convite feito no inicio de maio, já que não houve, por parte dos membros, proposta de inclusão de novos itens. Solicitou ainda a inclusão na pauta de um item, tratando da proposta de membros da SBF da criação de um Encontro de Física Teórica, que foi aprovado pelos presentes. Mencionou também que, como muitos dos assuntos na pauta eram muito interrelacionados, seria difícil se manter a discussão estritamente dentro cada item da pauta. Apesar de reconhecer isto, solicitou que todos se esforçassem para que a reunião pudesse ser objetiva.

Passou a palavra aos presentes. Após a apresentação, foi feito um levantamento dos eventos da SBF: Mencionou-se que a SBF promove eventos temáticos nas diferentes áreas da Física com as seguintes características:

Foi observado que os últimos dois eventos se distinguem dos cinco primeiros. O EFNNE é multi-temático, e tem uma participação fortemente regionalizada. O SNEF tem uma participação grande de professores do 2. grau, que não são sócios da SBF. Como é realizado em diferentes estados, adquire também uma característica regionalizada. Foi ainda mencionado que o SNEF é o mais antigo evento da SBF.

Em seguida foi mencionado que a SBF promove as seguintes Escolas que, por decisão do Conselho, são denominadas Escolas Jorge André Svieca:

Foi em seguida discutida a atuação da secretaria eventos da SBF, que vem compreendendo os seguintes itens: inscrição de participantes e trabalhos; organização do livro de resumos e do programa; contratação da hospedagem; contratação de passagens aéreas para parte dos participantes; contratação de transporte terrestre; apoio da secretaria no local do evento; prestação de contas. Foi argüido que estes itens são uma contrapartida à taxa de inscrição que fica inteiramente destinada à SBF.

Em diversas intervenções foram apontados e questionados aspectos da relação entre a SBF, a comissão organizadora, e a comunidade que participa de seus eventos. a) valor da taxa de inscrição e taxa variável; b) adiantamento de recursos; c) obrigações e responsabilidades; d) administração dos recursos; e) organização otimizada para o atendimento do ENFMC; f) qualidade do aplicativo usado para a organização dos eventos; g) cronograma de solicitação dos recursos às agências financiadoras; h) publicações de trabalhos apresentados nos encontros.

Foi observado que os assuntos abordados abrangiam diversos itens da pauta. Após longa discussão foram aprovadas as seguintes sugestões:

a) aumentar de maneira substancial a taxa de inscrição, incorporando o valor atualmente pago a título de taxa variável, taxa extra, etc. Parte da nova taxa seria então destinada a SBF, e parte seria destinada a organização do evento;

b) ë importante que o coordenador disponha de recursos da taxa de inscrição para poder adiantar a organização do evento. Assim a SBF poderia adiantar até 50% do montante a ser arrecadado pelo evento na taxa de inscrição;

c) responsabilidades da coordenação do evento: arrecadar os recursos junto aos órgãos financiadores; financiar os encontros de organização; decidir sobre administração dos recursos;

responsabilidade da SBF e de sua secretaria: apoio na redação dos pedidos (memória dos anos anteriores); serviços de organização já atualmente prestados e mencionados acima; prestação de contas financeira caso a coordenação opte por isso; disponibilizar manual de organização com passos e cronogramas baseados nos eventos já organizados; financiar a participação do pessoal de apoio no local do evento.

d) a administração dos recursos é da competência da coordenação do evento. no entanto, como a SBF tem atuado como contratante de diversos serviços de hospedagem, transporte, gráfica, é recomendado que a coordenação passe à secretaria da SBF a administração de recursos, principalmente recursos vindos do CNPq, FAPESP, e recursos arrecadados de outras fontes (livraria, expositores, etc.

e) Foi reconhecido que a estrutura da SBF é suficiente para administrar eventos de grande porte como os ENFMC e que, embora inicialmente os coordenadores não estejam acostumados com a estrutura possam estranhar alguns procedimentos, fica claro que é bastante vantajoso usar a estrutura, principalmente no item de prestação de contas. Foi mencionado ainda que a SBF tem fornecedores de produtos gráficos já costumeiros, e que sempre se verifica a questão de preço e qualidade. no entanto, não se pode descartar que os coordenadores possam encontrar outros fornecedores que pratiquem custos mais vantajosos. Isto pode ocorrer principalmente em eventos pequenos, onde soluções domesticas podem proporcionar maior economia.

f) foi mencionado que a SBF esta cuidando da aquisição de novo aplicativo que proporcione mais rapidez e versatilidade na manipulação de resumos e trabalhos.

g) ficou acordado que na elaboração do manual este item também devera ser informado

h) foi sugerido que publicações baseadas em palestras proferidas durante os diversos encontros sejam encaminhadas para publicação no BJP. A titulo de exemplo, foi mencionado que tal pratica vem sendo adotada pela coordenado do ENPC. Ficou claro que é necessário solicitar com antecedência aos palestrantes convidados a sua contribuição

A discussão de todos os itens referentes aos Encontros da SBF foi dada por encerrada. Na questão das Escolas, foi mencionada a necessidade do envio de relatórios a comissão de Eventos. Foi mencionado também a recente decisão do Conselho da SBF em manter a taxa para alunos não sócios da SBF mais elevada que a dos alunos sócios.

No item 6 foi mencionado que diversos membros da comunidade que organizam eventos procuram o apoio da SBF. É natural que a SBF apoie a iniciativa de membros da comunidade, mas ë necessário ficar clara a distinção entre o evento do calendário da SBF, já mencionados acima e sobre os quais ela tem responsabilidade direta, e o apoio formal que ela empresta aos outros eventos. Foi mencionado que a atual diretoria tem manifestado seu apoio, sempre que solicitada, a eventos que visam promover atividades ligadas a física.

No item 7 foi apresentada a proposta de criação do Encontro de Física Teórica, que passaria a ser um evento da SBF. A justificativa para o evento, no entender de seus proponentes, é que a estrutura temática atual impede uma maior discussão entre pessoas com interesses comuns mas que freqüentam apenas um dos encontros da SBF. Foi manifestado por alguns dos presentes que a proposta temática estava muito focada sobre temas muito específicos, e que poderia ter o seu escopo mais amplo. Independente de tal fato, foi mencionado que tanto o EFNNE como o EPEF, os mais recentes no calendário de eventos da SBF, já tinham sido realizados diversas vezes antes de serem incluídos. Assim ficou acordado que a SBF deveria manifestar o seu apoio a realização do novo encontro, e que a questão da sua inclusão no calendário de eventos da SBF deveria ficar para ser analisado posteriormente.

Foi ainda mencionado que duas propostas de criação de escolas, ligadas a ensino de física e dosimetria nuclear, seriam encaminhadas a SBF.

Após a discussão e deliberação de todos os pontos a reunião foi dada por encerrada.